Tôi từng rất ghét đưa ra phản hồi cho người khác. Tôi cảm thấy không thoải mái khi truyền tải những thông tin xấu hay phê bình những nhân viên làm sai. Và tôi tin chắc đó không phải cảm giác của riêng tôi. Ngay cả bây giờ tôi cũng không thể thích nổi việc này. Nhưng tôi hi vọng bài viết này sẽ thay đổi điều này.
Khi lần đầu tôi được học về “Công thức phản hồi”, tôi đã rất thích kỹ thuật này, vì nó giúp tôi phản hồi tốt hơn nhưng cái không thay đổi là cảm giác của tôi. Dù có phản hồi tốt hơn thì tôi vẫn không thoải mái.
Tôi thừa nhận mình đã trì hoãn việc đưa ra phản hồi cho đến khi thông tin tôi cần truyền tải không còn thích hợp, bị lãng quên hay tôi quá xấu hổ để nhắc đến nó sau khoản thời gian dài. Tôi cũng thừa nhận đã cố bọc những thông tin xấu trong lớp đường ngọt ngào. Tôi đã cố "đứng bằng mũi chân" vì sợ những tình huống khó, sợ mất lòng đồng nghiệp.
Và rồi tôi tìm ra một phát hiện tuyệt vời. Nó giúp tôi loại bỏ sự không thoải mái và cho phép tôi có thể giao tiếp thoải mái và chân thật với mọi người. Tôi gọi đây là “Nguyên lý mất kết nối”.
Nguyên lý mất kết nối
“Nếu ai đó không làm như điều bạn mong đợi, thì điều duy nhất bạn chắc chắn là họ không làm như bạn mong đợi. Hai người bị mất kết nối. Có một khoảng trống giữa mong đợi của bạn và điều thực tế xảy ra.”
Bạn không biết họ làm sai điều gì. Bạn không biết bạn thiếu khả năng. Bạn không biết họ vô tâm hay ngu ngốc hay lười biếng hay hậu đậu hay quên hay vô lễ hay không đáng tin hay ích ký hay tự cao hay bất kỳ một cái nhãn nào mà bạn có xu hướng sẽ gán khi họ trái ý bạn.
Điều duy nhất bạn cần biết là có một sự mất kết nối giữa kỳ vọng và hành động thực tế.
Một khi bạn đã nắm rõ được sự mất kết nối thì bạn sẽ quên đi hết những suy nghĩ cho rằng bạn là người tốt còn họ là kẻ xấu. Nó sẽ giúp bạn xóa bỏ những suy nghĩ tiêu cực những lời buộc tội mà đẩy bạn vào trạng thái không thoải mái khi nói chuyện về những thứ đã xảy ra hay chưa hề xảy ra. Nó cũng sẽ giúp bạn tránh xa cái suy nghĩ bạn là bề trên còn người nói chuyện với bạn là bề dưới.
Nếu bạn thành công trong việc nắm rõ sự mất kết nối, tất cả mọi thứ sẽ rõ ràng. Sự không thoải mái sẽ biến mất. Và bạn sẽ có một cuộc trao đổi đơn giản về những gì đã xảy ra, những gì bạn đã hi vọng đáng lẽ đã xảy ra, và tại sao hai bên lại chưa hiểu ý nhau.
Tôi muốn đưa ra 3 ví dụ:
- Steve đã đến muộn 3 ngày liên tiếp.
- Sarah, người bạn của nhóm quản lý, đã cãi lại lời bạn trong một cuộc họp lớn về chính chủ đề mà hai người đã bàn luận và thống nhất hai ngày trước.
- Peter không hoàn thành deadline nên để mất một cơ hội kinh doanh rất tốt.
Nếu không có nguyên lý mất kết nối
“Steve chả hề đáng tin cậy! Anh ta chả hiểu được là việc đến muộn làm mọi người mất tập trung. Tôi phải nói thẳng với anh ta và nếu chuyện đó xảy ra thêm 1 lần nữa, tôi sẽ lên một kế hoạch cải tiến nhằm đuổi việc anh ta?
“Sarah không phải là một đồng đội tốt! Sao cô ta có thể làm vậy với tôi? Tôi có thể nói j với cô ta cơ chứ? Hành động đó không thể chấp nhận được!”
“Peter nghĩ gì vậy? Anh ta có phải một thằng đần không? Tôi phải nói thẳng với anh ta hoặc anh ta làm việc cho đành hoàng hoặc anh ta sẽ bị sa thải."
Trong trường hợp này, dù bạn nói rõ những hành đồng được theo dõi một cách kỹ lưỡng và những hậu quả của nó:
- Nhưng liệu cuộc nói chuyện đó có thoải mái không?
- Bạn có nghĩ đó là cuộc nói chuyện hiệu quá?
Với nguyên lý mất kết nối
Bây giờ hãy phân tích lại 3 trường hợp này sau khi đã biết Nguyên lý mất kết nối.
“Tôi hi vọng Steve vẫn ổn. Tôi cần giúp anh ta hiểu rằng mình đã khiến mọi người mất tập trung và sau đó tôi phải hiểu điều gì đã xảy ra và lên kế hoạch phòng tránh điều đó xảy ra lần nữa. Hay anh ý không biết chúng ta kỳ vọng anh ý sẽ có mặt lúc 8:00? Anh ta có ý muốn nghỉ việc? Có điều gì đó tồi tệ xảy ra với anh ý? Chúng ta chắc chắn có một sự mất kết nối, nhưng tôi chưa biết nó là gì.”
“Sarah đã đẩy tôi vào một tình thế rất khó xử. Tôi không biết cô ta nghĩ gì. Tôi tưởng chúng tôi hiểu nhau. Rõ ràng, chúng tôi có một sự mất kết nối. Tôi phải nói chuyện thẳng thắn với cô ấy để hiểu cô ấy nghĩ gì và đảm bảo rằng cô ấy hiểu tại sao lời nhận xét của cô ấy đẩy tôi vào tình thế khó xử.”
“Peter sẽ gặp rắc rối. Liệu anh ấy có biết chúng ta đã tin tưởng anh ta sẽ làm xong việc trước thứ 3? Tôi phải tìm hiểu điều gì đã xảy ra để chắc chắn điều đó sẽ không lặp lại lần nữa. Có thể anh ta đã quá nhiều việc hay chỉ là chưa đủ tự tin để có thể làm tốt một việc như thế này. Đây chính là một ví dụ tuyệt vời cho khoảng trống giữa điều mình kỳ vọng và điều thực tế diễn ra! Tôi có thể làm gì bây giờ?”
Bạn có thấy sự khác biệt?
Từ việc nắm vững sự mất kết nối, bạn có thể thay thế sự không thoải mái và sự đối đầu giữa hai bên bằng những phiên nói chuyện chân thành, quan tâm, tôn trọng lẫn nhau và đầy thiện chí mong muốn giải quyết được vấn đề. Khi đó bạn sẽ không còn né tránh mà sẽ háo hức được nói chuyện với Steve, Sarah hay Peter. Tại sao bạn không thử ngay?
Nguồn: Forbes.com
Tác giả: Ann Latham
Lược dịch: Mai Trang - HVA
Nếu muốn đọc thêm những bài viết hay dành cho nhà quản lý, hãy join cộng đồng:
Nhận xét
Đăng nhận xét