Tôi đã giúp nhiều công ty áp dụng OKR để thay đổi cách họ đặt mục tiêu. Và cũng rất nhiều lần tôi được thấy sức mạnh của OKR. Vì OKR tăng sự cam kết và quyết tâm của nhân viên.
Sau nhiều lần đào tạo và huấn luyện hàng triệu cá nhân, tôi có thể nhanh chóng chỉ ra những lỗi sai phổ biến trong OKR. Những hoạt động lặp đi lặp lại tưởng như có lợi, nhưng lại mang lại những hậu quả trái ngược với kỳ vọng.
Những lỗi sai trong OKR rơi vào ba loại như sau:
- Thiết lập OKR không tốt: một số ví dụ là coi OKR như một to-do-list, thiết lập quá nhiều OKR và những OKR không thể thực hiện được - nhóm không biết làm gì để cải thiện chúng.
- Tạo OKR trong “xilo”: những nhóm thiết lập OKR mà không hề nói chuyện với nhau sẽ kết thúc với những OKR đầy mâu thuẫn và nhận được những kết quả nghèo nàn.
- “Lập rồi quên đi”: Nếu chỉ coi OKR như những quyết định đầu năm mới thì bạn sẽ kết thúc với danh sách mục tiêu lôi thôi và không thể đạt được.
Cái nhìn lãng mạn về OKR
Có rất nhiều những lời khuyên tệ hại về OKR đang trôi nổi ngoài kia. Thực ra, có một cách nhìn đầy lãng mạn về OKR nơi tất cả mọi thứ cứ thể xảy ra. Và ở đó mục tiêu hàng đầu của OKR không phải là tăng thêm giá trị mà chỉ muốn “giống Google” hơn.
Cách tiếp cận này khiến cho chúng ta đi chệch hướng nhưng luôn được củng cố bởi các nhà phát triển phần mềm, các nhà tư vấn, các tài liệu hay thậm chí bản thân Google.
Trong OKR Lãng mạn, chất lượng của OKR không quan trọng. Hãy cứ viết bất kỳ cái gì bạn muốn, kể cả “ăn 5 cái bánh”. Đúng thế, đó là một ví dụ có thật của Google.
Điều chỉnh là một thứ chả cần nghĩ đến trong OKR Lãng mạn. Tại sao phải quan tâm chứ?
Một nhà cung cấp phần mềm hàng đầu khuyên không nên điều chỉnh OKR trong 2 quý đầu tiên vì “cũng đã có quá nhiều việc cần làm” rồi. Bằng việc không điều chỉnh OKR đúng cách họ đang đặt khách hàng của họ trước rủi ro thất bại. Các công ty sẽ không nhận được lợi ích cần thiết từ OKR, và những sự phụ thuộc chưa được giải quyết sẽ là mối nguy hại cho việc đạt được OKR.
Trong OKR Lãng mạn cũng không cần theo dõi OKR của bạn. Cứ thiết lập chúng vào đầu quý rồi chấm điểm vào cuối quý là xong. Đó là mô hình “Thiết lập, Quên đi và Chấm điểm”.
OKR Lãng mạn chả hề có gì liên quan đến những cách tiếp cận thực tế để thiết lập được những OKR thành công. Thay vào đó việc đưa ra những lời khuyên mang tính xây dựng và tăng sự nhận biết về những lỗi sai là hết sức quan trọng.
Vòng tròn Thiết lập, Điều chỉnh, Đạt được
Để chống lại OKR Lãng mạn và tránh những lỗi sai phổ biến nhất, tôi đã xây dựng một phương pháp được gọi là Vòng tròn Thiết lập, Điều chỉnh và Đạt được.
Vòng tròn dựa trên hai giả định:
Đầu tiên, để sử dụng mục tiêu đúng cách, chúng ta không thể chỉ “thiết lập” chúng. Chúng ta phải biết điều chỉnh sao cho để phù hợp với toàn công ty và làm việc có hệ thống để đạt được. Vì vậy, chúng ta phải thay đổi cả ngôn ngữ. Nhiều người nói về việc thiết lập mục tiêu như thể việc thiết lập mục tiêu là điều duy nhất cần làm để thành công. Ngay cả những nhà nghiên cứu đáng kính nhất trong ngành, Edwin Locke và Gary Latham, đã gọi công trình của mình là Học thuyết thiết lập mục tiêu.
Thứ hai, cách tiếp cận tuyến tính không xử lý được rủi ro. Chúng ta cần thích nghi dựa trên những điều chúng ta học được.Đó là lý do vì sao vòng tròn là cách tiếp cận lặp lại để đảm bảo tính linh hoạt.
Giờ hãy cùng nhau điểm qua từng bước một nhé.
Thiết lập
Việc tạo ra những OKR có giá trị là bước đầu tiên. OKR cần đảm bảo:
- Có giá trị: OKR cần đo sự tác động chứ không phải là một danh sách những hành động. Hãy tập trung vào những Kết quả then chốt có giá trị.
- Hấp dẫn: Quá trình thiết lập OKR phải bao gồm cả sự sáng tạo và sự đóng góp từ nhân viên. Bản thân OKR cũng phải tạo cảm hứng chứ không thể nhàm chán được.
- Làm được: Nhóm phải hiểu được cách đo lường và mối quan hệ giữa các KR. Nếu nhóm không biết mình có thể làm gì để cải tiến những kết quả then chốt, thì họ sẽ không bao giờ có thể thành công.
Điều chỉnh
Cách tiếp cận truyền thống tập trung vào việc điều chỉnh mục tiêu theo chiều dọc. Mỗi cá nhân phải điều chỉnh mục tiêu với sếp. Mô hình này thường sẽ tạo ra xilo, vì các nhóm thường không cần nói chuyện với nhau và sự điều chỉnh theo chiều ngang thì lại chả hề được quan tâm.
Việc điều chỉnh giữa các nhóm không phải cứ thế tự nhiên xảy ra. Chúng ta cần cách tiếp cận có hệ thống để đảm bảo rằng mỗi nhóm sẽ điều chỉnh OKR không chỉ theo chiến lược của công ty mà cả đồng nghiệp.
Việc điều chỉnh giữa các nhóm không phải cứ thế tự nhiên xảy ra. Chúng ta cần cách tiếp cận có hệ thống để đảm bảo rằng mỗi nhóm sẽ điều chỉnh OKR không chỉ theo chiến lược của công ty mà cả đồng nghiệp.
Đó là vai trò của bước thứ hai: Điều chỉnh
Sau khi phác thảo OKR, mỗi nhóm phải:
- Vạch ra những sự phụ thuộc lẫn nhau
- Tạo ra những OKR chung
- Đảm bảo cả sự điều chỉnh theo chiều dọc và chiều ngang
Tại bước điều chỉnh, mỗi nhóm sẽ thảo luận những OKR được đề xuất với nhà quản lý. Vai trò của nhà lãnh đạo là huấn luyện và thử thách nhóm, giúp tạo ra những OKR tốt hơn.
Bạn cũng cần phải lưu ý rằng có thể bạn sẽ phải xem xét lại OKR của mình sau khi nói chuyện với các nhóm khác. Họ sẽ cho bạn những ý tưởng mới và sẽ nói rõ việc gì họ làm được và việc gì thì không. Đó là vì sao có sự giao giữa hai bước đầu tiên trong Vòng tròn Thiết lập, Điều chỉnh và Đạt được.
Đạt được
Mục tiêu thường tách rời nhịp điệu của tổ chức. Mọi người thường coi nó như là nghĩa vụ bên cạnh công việc thực sự. Nhưng những nhóm thành công làm nó khác đi. Thay vì giữ OKR tách biệt với công việc, họ biến OKR thành một phần của công việc. OKR trở thành một thành phần then chốt của mô hình quản lý.
Để làm được việc đó, sau khi thiết lập và điều chỉnh OKR, nhóm phải làm việc chăm chỉ để đạt được chúng. Họ phải theo dõi và bám sát OKR thì mới có thể tới được đích
.
.
Trọng tâm để Đạt được là OKR Check-in, một “nghi lễ” hằng tuần để đo lường OKR và điều chỉnh những vấn đề tương ứng. Tiến hành Check-in là một yếu tố cốt yếu để OKR thành công. Mục tiêu không phải là để tạo ra nhiều cuộc họp hơn, mà là giúp chúng hiệu quả hơn và tập trung hơn vào giá trị (của khách hàng và doanh nghiệp) thay vì hành động,
Kết luận
OKR không phải là thuốc chữa bách bệnh. Cũng như bất kỳ một công cụ khác nó có thể bị dùng sai. Sau khi áp dụng OKR cho hàng tá khách hàng, tôi tin rằng Vòng tròn Thiết lập, Điều chỉnh và Đạt được là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy OKR thành công.
Tôi hi vọng bài viết sẽ giúp bạn tránh những sai lầm phổ biến nhất của OKR và thoát khỏi lời dụ dỗ ngọt ngào của OKR Lãng mạn.
Tôi hi vọng bài viết sẽ giúp bạn tránh những sai lầm phổ biến nhất của OKR và thoát khỏi lời dụ dỗ ngọt ngào của OKR Lãng mạn.
Nguồn: workpath.com
Tác giả: Felipe Castro
Lược dịch: Mai Trang - HVA
Nhận xét
Đăng nhận xét