OKR và Scrum - Đồng bộ Bức tranh lớn với Quản lý Vi mô

Theo Scrum Alliance: “Scrum là một khung Agile dùng để thực hiện các dự án phức tạp. Ban đầu Scrum được dùng cho các dự án phát triển phần mềm, nhưng nó hoàn toàn có thể được dùng cho các công việc mang tính phức tạp và đổi mới. Khả năng của Scrum là vô hạn. Thế nhưng đừng bị đánh lừa bởi sự đơn giản của Scrum.”

OKR hay Mục tiêu và Kết quả then chốt là khung (OKR framework) để thiết lập và truyền tải mục tiêu và các kết quả then chốt tại các công ty. OKR mang đến giải pháp đơn giản để tái cấu trúc tổ chức, nhóm và các thành viên nhóm.

Nguồn: workpath.com

OKR có liên quan đến quản lý mục tiêu và các kết quả, chúng diễn ra phần lớn ở bên ngoài công ty, ví dụ như là doanh số bán hàng, số lượng cài đặt hay lượt chia sẻ nội dung trên blog. Mặt khác, Scrum diễn ra bên trong của công ty và tập trung vào tính năng từ lộ trình; là các hành động chúng ta thực hiện để tăng doanh số bán hàng, số lượng tải,...

Hai phương pháp bổ trợ lẫn nhau, không chỉ về quan điểm mà cả về cách vận hành. OKR bổ sung những yếu tố thiết yếu mà Scrum thiếu hụt:

1. OKR ưu tiên bức tranh tổng thể trong khi Scrum tập trung vào việc quản lý vi mô

Mục tiêu then chốt và kết quả thường được định nghĩa cho từng quý và khởi nguồn từ chính mục tiêu và tầm nhìn sứ mệnh của công ty. Scrum giải quyết những công việc hằng ngày giúp chúng ta tiến gần hơn đến mục tiêu. Dùng OKR để hoàn thiện Scrum giúp chúng ta xác định những tính năng cần được phát triển: chúng ta thường dùng những tiêu chuẩn chủ quan khi chúng ta ưu tiên phát triển những đặc tính. Nhưng với OKR chúng ta lại có những tiêu chuẩn khách quan: tính năng này có đưa chúng ta đến gần mục tiêu hơn không?

“Mọi người đều phản đối quản lý vi mô, nhưng quản lý vĩ mô đồng nghĩa với việc ta làm việc với bức tranh lớn mà không biết chi tiết” - Henry Mintzberg

 2. OKR mang lại sự chủ động công việc cho các thành viên nhóm

Scrum giới hạn sự tự quyết bởi vì chúng ta sẽ cần phải tập trung vào khả năng đem lại những tính năng mà khách hàng mong muốn ở sản phẩm. Khi OKR được triển khai cùng với Scrum, việc hoàn thành các chức năng được xác định trong Kết quả then chốt,  trọng tâm của mọi hành động. Những kết quả then chốt đó được bắt nguồn từ tính năng do khách hàng xác định. Khi thay đổi cách nghĩ từ “Cung cấp những tính năng người dùng mong muốn” sang “Đạt những kết quả then chốt đã được người dùng hoặc quản lý đồng ý”, các thành viên sẽ chủ động hơn để hoàn thành OKR so với khi thực hiện một mục tiêu của người khác.

Cách định nghĩa của thành công

Phần lớn dự án Scrum được đo lường định lượng: chúng ta đã chuyển giao trong thời gian được quy định chứ? Chúng ta đã hoàn thành hết user story chứ? Chúng ta đã giải quyết bao nhiêu lỗi? Những thành công của Scrum cũng phải được đo bằng chất lượng: một cách cụ thể để chúng ta xác định chúng ta làm tốt đến đâu. OKR không chỉ tập trung vào sản phẩm đầu ra mà còn chú trọng đến kết quả, và đặc biệt là kết quả kinh doanh.

Giới thiệu bảng OKR và Scrum

Với các nhóm tôi đã từng làm việc cùng, chúng tôi đã cố gắng kết hợp lợi ích của cả OKR và Scrum một cách thực tế nhât. Chúng tôi dùng bảng Scrum cơ học với những Sprint Backlog hữu hình, sau đó chúng tôi thêm Mục tiêu và Kết quả Then chốt cho các Sprint hiện tại để đảm bảo chúng tôi luôn có bức tranh toàn cảnh trước mắt.

• Mục tiêu Sprint: Mục tiêu được định nghĩa cho khoảng thời gian từ 2 tuần đến 3 tháng
• Kết quả then chốt: Đây là những cột mốc chính hay những thang đo ta cần phải đạt được để đi đến mục tiêu. Chúng ta để chúng ở trên cùng của Bảng và đảm bảo rằng ta bắt đầu mỗi cuộc họp hằng ngày với chúng. Sau 1 tuần, ta sẽ thuộc lòng chúng.
• Công việc (Backlog): Đây là những hoạt động ta biết cần phải hoàn thành, mỗi công việc lại thuộc về một Kết quả then chốt (dùng những màu sắc khác nhau để phân biệt chúng và kết nối chúng với Kết quả then chốt).
• W.I.P (Công việc đang được thực hiện): Khi bắt đầu làm một công việc ta sẽ chuyển nó vào đây. Việc này sẽ giúp chúng ta chỉ tập trung vào một số công việc tại một thời điểm
• Hoàn thành: Chuyển tất cả những công việc đã hoàn thành vào đây.
• Bổ sung: Thêm những thông tin bổ sung cho tất cả mọi người cùng biết  vào đây, như là sự kiện, câu hỏi, và những liên hệ hữu ích.

Tác giả: Oana Calugar

Nguồn: OKR and Scrum - How to Align the Big Picture with Micro Management (workpath.com)

Lược dịch: Mai Trang - HVA

Khóa học liên quan: